マイナンバーと就業規則

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会計記帳のブログに「マイナンバー」って
驚かれたと思いますが、
小さな会社では
経理課も総務課も関係なく、
事務全般をこなさなければなりません。

そして、今、
もっとも悩みの種は
「マイナンバー」ではありませんか?

新聞やテレビ等で
連日報道されていますし、
中小企業向けの説明会にも参加して
「耳にたこ」って感じですが、
準備は進んでいますか?

案外忘れがちなのが
就業規則の変更です。

就業規則とは
簡単に言えば
会社で働くためのルールのことです。

例えば、朝何時からお仕事を始めて夜何時でお仕事が終わり
休日は土曜・日曜の週2日なのか
それとも
土・日・祝日もお休みなのかを
会社ごとに決めなければなりません。

このような働くためのルールを
就業規則と言います。

確かに説明会では
就業規則を変更するように
とは言われていませんが、
就業規則に
マイナンバーに関する項目を
追加しておかなかった場合、
従業員がマイナンバーを
わざと漏らしてしまった場合は
どうなるのでしょうか。

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「個人情報に関する規程があるから大丈夫!」
そう思っているとだめですよ!!

「個人情報」と「特定個人情報」は別個のものと考えてください。

別個のものだから、

当然別々に規定して、
しっかり管理する必要があります。

先ほどの
「従業員がマイナンバーをわざと他人に漏らした」場合、就業規則に書いていなかったばかりに、
会社は当然被害者に賠償しますが、
会社から加害者に懲戒処分をすることができない
という事態が考えられます。

そんなことがないように、
今一度、ご自分の会社の就業規則を見直してみましょう。

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就業規則の変更ポイント

◆採用時の提出書類に「個人番号カードの提示」を追加すること

◆従業員は、マイナンバーの身元確認のため、「身分証明書を提示するなど、会社に協力をしなければならない」こと

◆「個人番号の利用目的」を「源泉徴収票の作成、健康保険および厚生年金保険手続、雇用保険手続」「その他法令により定められた業務」などに限定列挙すること

◆「個人情報保護」の条文にマイナンバーについての規定も追加すること

◆懲戒の事由に「故意または重過失によるマイナンバーの漏洩・流出」を追加すること

◆その他の事項については別途「特定個人情報保護規程を定める」旨の委任規定を設けること

源泉徴収しないから関係ないと思っていても、
雇用保険は週20時間以上かつ31日以上雇用見込みのある
パート・アルバイト等の短時間労働者がいる場合も、
マイナンバーの収集が必要になります。

税金と違ってタイムラグはありますが、
必要になります。

就業規則の変更手続きは、
労働基準法に定められていますので、
法律に定められた手順で、
慎重に変更してください。

法律に定められた手順とは、
労働組合がある場合は
従業員の過半数が加入している労働組合の代表者の、
労働組合がない場合は
従業員の過半数の代表者の意見を聞く必要があります。

大事なのは「意見を聞く」のであって、
同意をもらう必要はありません。

もちろん、
意見がある場合は「意見書」を提出してもらいましょう。

その後、
就業規則が変更したことを従業員全員に知らせる義務が、
経営者である使用者にあります。

従業員が10人以上いる会社は、
労働基準監督署に変更したことを
届け出なければなりませんので、

お忘れのないように注意しましょう。

心配だと思われた方は一度相談してみましょう!!

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